La Loi dite ‘’Sapin II’’ promulguée le 9 décembre 2016 impose la mise en place « d’un dispositif d’alerte interne destiné à permettre le recueil des signalements émanant d’employés relatifs à l’existence de conduites ou de situations contraires au code de conduite de la société » (2° du II de l’article 17 de la loi Sapin II).
Qui est soumis à cette obligation ?
Elle s’applique à toutes les entreprises de plus de 50 salariés et doit être mise en place au plus tard le 1er janvier 2018.
Le lanceur d’alerte
Le lanceur d’alerte est une personne physique qui révèle ou signale un crime ou un délit, une violation grave et manifeste d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France ou une menace ou un préjudice grave pour l’intérêt général. En outre, le lanceur d’alerte doit avoir eu personnellement connaissance des faits allégués et il doit agir de façon désintéressée et de bonne foi.
Procédure de mise en place du dispositif de recueil des alertes
La procédure doit être adaptée au contexte de l’entreprise et permettre l’efficacité du dispositif. Chaque entreprise choisit l’instrument juridique le mieux à même de répondre à l’obligation d’établir une procédure de recueil des signalements (charte, annexe au règlement intérieur…).
La procédure de recueil des signalements doit notamment préciser :
- La forme dans laquelle le lanceur d’alerte effectuera son signalement ;
- Les faits, informations ou documents à fournir pour étayer son signalement ;
- Les éléments permettant un échange avec le destinataire du signalement.
La procédure devrait en outre préciser les conditions dans lesquelles le lanceur d’alerte sera informé sans délai de la réception de son alerte par son destinataire, ainsi que des modalités suivant lesquelles il sera informé des suites données à son signalement.
Protection du lanceur d’alerte
Le lanceur d’alerte bénéficie de la protection contre les sanctions disciplinaires et le licenciement. Néanmoins, sa responsabilité pénale peut aussi être engagée en cas d’utilisation abusive avérée du dispositif.
Recueil des signalements
La loi organise la protection du lanceur d’alerte de différentes façons :
- La procédure d’alerte devra garantir la stricte confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte, des personnes visées par le signalement et des faits objet du signalement ;
- L’entreprise est tenue de prévoir la destruction dans un délai maximal de 2 mois à compter de la fin de la vérification du signalement de l’ensemble des éléments du dossier qui permettent d’identifier le lanceur d’alerte et les personnes visées si aucune suite n’est donnée.
- Enfin, la procédure devra mentionner l’existence d’un traitement automatisé des signalements auprès de la CNIL.
Nos préconisations
Tout d’abord, nous recommandons la mise en conformité avec le dispositif légal avant le 1er janvier 2018 et donc la mise en place d’une procédure de signalement.
Ensuite, nous recommandons une procédure qui prévoit le signalement et le traitement de l’alerte par écrit afin de donner date certaine au signalement et de conserver des preuves de l’alerte ce qui peut s’avérer pertinent en cas d’alerte abusive.
En outre, la loi permet de désigner un référent extérieur qui pourrait être destinataire du signalement en lieu et place d’une personne de l’entreprise. Compte tenu de la difficulté et du risque pour un salarié de l’entreprise – a fortiori supérieur hiérarchique - à assumer pleinement ce rôle, nous préconisons la nomination d’un référent extérieur à l’entreprise. Ce référent ‘’expert’’ sera en charge du traitement conforme des signalements.
La solution digitale Céquoia intègre un module de signalement et de traitement conforme des alertes. Elles sont ensuite traitées conformément aux textes en vigueur par notre cabinet d’avocats partenaire.
Maître Salomé Cassuto, Avocat au Barreau d’Aix en Provence Christophe Chéron, CEO Céquoia
Digitaliser les process RH ce n’est pas seulement optimiser l’organisation, c’est aussi une fantastique opportunité de développement du capital humain.
Je vous propose de participer gratuitement à notre webinaire : Comment améliorer les fondamentaux RH.
A partir de cas clients, vous saurez comment diminuer l’absentéisme et le turn over subi, sécuriser les recrutements et les mobilités, accélérer les acquisitions de compétences, réduire les accidents du travail... et tout cela dans une démarche de progrès continu.
Ce webinaire de 45 minutes sera suivi d’échanges avec les participants. Ils seront animés par notre expert, Christophe Chéron, co-fondateur de Céquoia, psychologue du travail, ayant exercé plus de vingt ans en tant que DRH, au sein de PME et d’un groupe industriel international, dont plus de 10 ans en déploiement de solutions digitales RH.
Une adresse mail professionnelle est requise pour valider votre inscription, une connexion internet et un pc suffisent pour y assister.
En optimisant votre process de recrutement vous pouvez gagner du temps, de l’argent et motiver vos managers de terrain en leur déléguant la réalisation du premier entretien de sélection. Mais n’étant pas des professionnels du recrutement il est nécessaire de les outiller. La solution Select enrichira leur avis sur les candidats et vous aidera dans votre décision de rencontrer ou non ces candidats. Pour les managers, participer au choix des futurs collaborateurs est un facteur de reconnaissance et de motivation important. En outre, si ces mêmes managers sont amenés à intégrer ces candidats dans leur équipe, cela facilite la réussite de l’intégration. En ce qui vous concerne, vous optimisez votre temps en ne voyant que les meilleurs candidats. Vous réduisez les coûts de logistique de ces entretiens inutiles. Vous économisez également les remboursements de frais de transports des candidats non retenus par vos managers.